Si está interesado en la contratación de empleados en Florida, es porque desea abrir una empresa en el Sunshine State. Por lo tanto, esta guía de Jurado & Associates, P. A. le vendrá como anillo al dedo, pues aprenderá todo lo que necesita sobre la contratación de empleados para así dar inicio a sus operaciones.
Introducción a la Contratación de Empleados en Florida
Si contrata empleados, hay información que necesita asegurar para sus registros y formularios que debe completar – aquí tiene los más importantes:
- Elegibilidad para trabajar en los Estados Unidos
- Número de Seguro Social (SSN) del empleado
- Retención del empleado
Por lo tanto, en caso sea totalmente nuevo en estos temas, sobre todo si es un inversionista extranjero, es imprescindible contar con la asesoría de un abogado especializado en derecho comercial en Florida.
Contratación de Empleados: Elegibilidad Para Trabajar En Los Estados Unidos
Es imperativo confirmar que cada nuevo empleado esté legalmente capacitado para laborar en los Estados Unidos. Solicite a los empleados que contrate que llenen el Formulario I-9, Verificación de Elegibilidad de Empleo.
Número de Seguro Social (SSN) del empleado
Es necesario obtener el nombre de cada trabajador junto con su Número de Seguro Social (SSN) e incorporarlos en el Formulario W-2. (Este requerimiento también es aplicable a empleados extranjeros, residentes y no residentes). Debe solicitarle a su empleado que le presente su tarjeta de seguro social. Si la tarjeta está disponible, el empleado puede mostrarla.
Tiene la posibilidad, aunque no es un requisito, de fotocopiar la tarjeta de seguro social si el empleado la proporciona. Anote el nombre y el número de seguro social de cada nuevo empleado tal y como aparece en su tarjeta de seguro social.
Tenga cuidado con el ITIN en la contratación de empleados
No acepte un ITIN en lugar de un SSN para identificación de empleado o trabajo. Un ITIN solo está disponible para extranjeros residentes y no residentes que no son elegibles para trabajar en los EE. UU. y necesitan identificación para otros fines impositivos. Puede identificar un ITIN porque es un número de 9 dígitos que comienza con el número «9» y tiene el formato de un SSN (NNN-NN-NNN).
Nota: Una persona con un ITIN que más tarde sea elegible para trabajar en los Estados Unidos debe obtener un SSN.
Retención Del Empleado
Para determinar cuánto impuesto sobre la renta se debe retener de los sueldos de los empleados, es necesario mantener un Formulario W-4, Certificado de Asignación de Retención del Empleado, en el archivo de cada uno de ellos. Solicite a todos los nuevos empleados que le proporcionen un Formulario W-4 firmado cuando inician su trabajo. Aplique el formulario con el primer pago de salario.
Sobre los impuestos y la contratación de empleados
Si los empleados optan por la exención de la retención del impuesto sobre la renta, deben señalarlo en su Formulario W-4. El monto a retener por concepto de impuesto sobre la renta debe basarse en el estado civil para efectos de la declaración y en las exenciones de retención indicadas en el formulario.
En caso de que un nuevo empleado no le proporcione un Formulario W-4 completo, deberá retener impuestos como si fuera soltero, sin retención de impuestos. Puede ser necesario realizar una retención adicional sobre los salarios pagados a extranjeros no residentes.
Un Formulario W-4 mantiene su validez hasta que el empleado le suministre uno nuevo. En caso de que los empleados opten por la exención de la retención del impuesto sobre la renta, deben proporcionarle un nuevo Formulario W-4 cada año.
Si un empleado le proporciona un Formulario W-4 que sustituye a un Formulario W-4 existente, debe empezar a realizar las retenciones a más tardar al inicio del primer período de nómina que concluye el día 30 o después, a partir de la fecha en que recibió el Formulario W-4 de reemplazo.
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